Wprowadzenie
Przygotowujesz ważny projekt i masz mnóstwo pomysłów. W pewnym momencie sam/-a zaczynasz się w nich gubić: nie widzisz żadnego porządku w gąszczu luźnych karteczek, nie dostrzegasz wzajemnych zależności czy hierarchii problemów.
A może przygotowujesz agendę szkolenia lub ważnego spotkania z klientem? Chcesz mieć pewność, że niczego nie pominąłeś/-łaś a program szkolenia czy spotkania ma logiczną strukturę i porządek.
Albo pojawił się problem i chcesz – razem z zespołem – w zorganizowany sposób dotrzeć do jego źródeł? Ilość informacji, które musimy „obrobić” rośnie lawinowo. Kluczowym wyzwaniem dla zespołów i osób indywidualnych staję się więc skuteczne zarządzanie informacjami, ich analiza oraz wizualizacja. W każdej z tych sytuacji niezwykle pomocne okażą się narzędzia kryjące się pod wspólnym mianem „mapy myśli”. Nazwa może być cokolwiek myląca, ponieważ większość aplikacji do mapowania idei oferuje mnóstwo szablonów do bardzo różnych celów.
Przejdźmy razem przez najciekawsze funkcje narzędzi do tworzenia map myśli. Możliwe, że za jakiś czas powiesz sobie: „Jak ja w ogóle sobie radziłem/-łam zanim zacząłem/-łam go używać?” Ja właśnie tak sobie potarzam za każdym razem, gdy zabieram się za mapowanie.
W artykule znajdziesz odpowiedzi na wiele pytań: Czym w ogóle jest mapa myśli? Jak stworzyć mapę myśli? Jak wygląda mapa myśli i jakie są rodzaje map? Jak robić notatki, przygotowywać projekt czy rozwiązywać problemy za pomocą map myśli? Jak się uczyć i jak notować z wykorzystaniem map myśli? Jak zrobić mapę myśli na komputerze? Co daje zbieranie i analiza informacji w mapie myśli? Co powinna zawierać dobra mapa myśli?
Na końcu artykułu znajdziesz również krótką charakterystykę kilku najbardziej użytecznych, według mnie, narzędzi do mapowania myśli i tworzenia graficznych reprezentacji map myśli.
Czym są Mapy Myśli?
Mapy myśli to graficzne reprezentacje idei, pomysłów, informacji czy problemów. Mapy myśli pozwalają na ich kreowanie, zorganizowanie i prezentację w sposób logiczny i zrozumiały. Zastosowanie map sięga jednak daleko poza ramy techniki kreacji i organizacji myśli. Mapa myśli może być bowiem świetnym sposobem na tworzenie nowych pomysłów, rozwiązywanie problemów czy planowanie zadań w projekcie. Znakomicie sprawdzi się również jako sposób na robienie notatek lub po prostu: metoda przenoszenia myśli na ekran.
Mapy myśli są tworzone zwykle wokół głównego wątku lub tematu, z powiązanymi pomysłami rozgałęziającymi się od centrum. Możesz dodać tyle gałęzi i bloczków mapy ile chcesz. Niektóre narzędzia do tworzenia map myśli są przeznaczone do konkretnych celów, takich jak zarządzanie projektem lub burze mózgów, podczas gdy inne są bardziej ogólne i można je stosować w wielu obszarach.
Bez względu na to, jakie są Twoje potrzeby, może być pewny/-na, że istnieje narzędzie do tworzenia map myśli, które pomoże Ci zwiększyć produktywność, zorganizować idee, zaplanować coś czy po prostu zebrać myśli.
Na koniec jedna uwaga techniczna: jeśli ilustracje nie będą wystarczająco czytelne zrzuć je na dysk i powiększ (korzystaj śmiało z zawartości do użytku własnego). Niestety, nie zawsze było możliwe przedstawienie idei z pomocą mniejszej, a co za tym idzie czytelniejszej mapy, a dokładnie: jej odwzorowania zapisanego jako obraz. Oryginalne mamy da się powiększać, nie zamieszczałem jednak map w oryginalnej formie ponieważ nie dałbyś/-łabyś rady ich odczytać bez posiadania narzędzia, w którym ją stworzyłem.
Wychwytywanie hierarchii i zależności między ideami z użyciem map myśli
Wyobraź sobie, że szef poprosił Cię o przygotowanie krótkiej instrukcji dla zespołu na temat tego, w jaki sposób należy przygotowywać notatki ze spotkań z klientami. Zgromadziłeś/-łaś kilkanaście luźnych pomysłów:
Nie wygląda to zbyt profesjonalnie i z pewnością nie możesz wysłać tego w takiej formie szefowi i kolegom. I tutaj wchodzi do gry mapa myśli. Dzięki niej łatwiej dostrzec pewną strukturę w zasadach: da się je na przykład pogrupować, np. jedne dotyczą formy („Używaj kolorów i podkreśleń”), inne ogólnych zasad („Utrzymuj klarowność i spójność”). Po pół godzinie pracy nad mapą myśli finalnie stworzyłeś/-łaś przejrzysty, klarowny i uporządkowany zbiór zasad, który mógłby wyglądać tak:
Mapy myśli w procesie decyzyjnym
Mapy myśli są również niezastąpionym narzędziem w procesie decyzyjnym. Tworząc graficzną reprezentację różnych scenariuszy czy możliwości, zepoły mogą łatwiej oceniać potencjalne konsekwencje poszczególnych decyzji. Ponadto, mapy myśli umożliwiają szybkie porównanie różnych opcji, co przyspiesza proces podejmowania decyzji.
Załóżmy, że zastanowisz się wspólnie z zespołem, jakie narzędzie do zarządzania projektami wybrać. Finalnie na waszej krótkiej liście znalazły się dwa narzędzia Trello i Planner. Postanowiliście w trakcie spotkania zespołu zebrać i omówić wszystkie zalety i wady każdego z narzędzi. W toku dyskusji każdy dokłada swoje obserwacje na bazie testów obu aplikacji.
Podsumowanie dyskusji mogłoby wyglądać tak:
Zwróć uwagę, że przy poszczególnych silnych i słabych stronach znajdują się flagi w trzech kolorach. W ten sposób uczestnicy spotkania oceniali ważności poszczególnych silnych i słabych stron każdego z narzędzi.
Wykorzystanie map myśli w planowaniu projektów
Efektywne planowanie projektów to kluczowy element sukcesu w biznesie. Mapy myśli pozwalają na zorganizowanie zadań, określenie zależności między nimi oraz śledzenie postępu w sposób klarowny. Dzięki nim zarządzanie projektami staje się bardziej przejrzyste i efektywne.
Zgodnie z najbardziej rozpowszechnioną definicją, projekt to takie działanie, które spełnia 4 warunki:
1) Jest rozplanowane i ograniczone w czasie (musi mieć początek i koniec oraz kamienie milowe).
2) Musi mieć przypisane odpowiednie zasoby (materiały, ludzie, fundusze, czas).
3) Musi mieć wyznaczone cele i efekty, których się oczekuje po ich ukończeniu.
4) Działanie można podzielić na wyraźne fazy lub etapy.
Oto jak można wykorzystać mapy myśli w przygotowaniu projektu. Wyjdźmy na chwilę ze świata biznesu. Wybrałem bardzo prosty projekt: przygotowanie lodów włoskich w warunkach domowych (to prawdziwy przepis – zapraszam do wypróbowania):
Jak widzisz mój „projekt” spełnia wszystkie kryteria: jest ograniczony w czasie, pochłania zasoby (składniki, czas, pracę, gaz), ma wyznaczony cel i efekt (smaczne lody) i jest podzielony na wyraźne fazy.
Dokładnie w ten sam sposób można rozplanować każdy projekt wykorzystując mapy myśli. Osobiście lubię łączyć dwa narzędzia: tablicę kanban, np. Trello oraz mapy myśli. Mapa myśli umieszczona jest jako projekt podrzędny, podproces lub rozwinięcie zadania. Wyobraź sobie, że przygotowujesz się do ważnego spotkania z klientem. Możesz podejść do tego projektowo, wykorzystując tablice kanban:
Jak widzisz na karcie zadania „Szkic wstępny” jako załącznik umieszczona została mapa myśli, którą już znasz: zasady przygotowywania notatek.
R E K L A M A
Kreatywność i innowacje wspierane przez mapy myśli
W biznesie, w którym innowacje są kluczowym elementem konkurencyjności, rozwijanie kreatywności zespołu jest niezbędne. Mapy myśli stanowią narzędzie sprzyjające kreatywnemu myśleniu. Poprzez tworzenie graficznych reprezentacji pomysłów, zespoły mogą łatwiej łączyć różne koncepcje i generować innowacyjne rozwiązania.
Narzędzia do mapowania myśli często oferują gotowe szablony wspierające kreatywność. Oto przykładowy szablon do kreatywnego rozwiązywania problemów (narzędzie Xmind):
A skoro jesteśmy przy rozwiązywaniu problemów: większość aplikacji do map myśli ma szablon wprost zaprojekowany do diagnozowania przyczyn problemów. To szablon oparty na diagramie Ichikawy, zwanym również „diagramem rybiej ości”.
Zobacz, jak mogłaby wyglądać diagnoza problemu: „Niedotrzymanie terminu dostawy do ważnego klienta” z wykorzystaniem diagramu Ichikawy jako gotowego szablonu w aplikacji do map myśli (Xmind):
Mapy myśli a skuteczna komunikacja w zespołach
W biznesie istotna jest również skuteczna komunikacja zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz. Mapy myśli pozwalają na przekazywanie informacji w sposób jasny i zrozumiały. Graficzna forma prezentacji pomaga w szybszym zrozumieniu treści i ułatwia dzielenie się ideami w zespole.
Prezentacja idei w formie mapy myśli ma jeszcze jedną wielką zaletę: wspomaga myślenie lateralne. Tradycyjne formy prezentacji idei, np. w formie slajdów PowerPoint, z natury mają formę linearną: jeden slajd następuje po drugim, a przy slajdzie dwudziestym już dawno nie pamiętamy, co było na slajdzie piątym. W mapach myśli cały czas widzimy całościowy obraz.
A co, jeśli idea, którą prezentujemy ma mnóstwo szczegółów? Mapa stałaby się nieczytelna. Większość dostawców narzędzi do mapowania myśli ma na to prosty sposób: umożliwiają „zwijanie” i „rozwijanie poszczególnych wątków w trakcie prezentacji. Na ilustracjach (zrzuty z Xmind) widzisz fragment agendy jednego z moich szkoleń w formie zwiniętej i rozwiniętej. Zwróć uwagę na liczbę „7” wskazywaną przez czerwoną strzałkę na pierwszej ilustracji. Pokazuje ona, ile wątków podrzędnych zawiera wątek główny. Klikasz w „7” – i wątki się rozwijają, jak na ilustracji drugiej.
Efektywne spotkania biznesowe z wykorzystaniem map myśli
Organizowanie efektywnych spotkań biznesowych to wyzwanie, zwłaszcza gdy uczestnicy mają różne cele, perspektywy i doświadczenia. Mapy myśli mogą znacząco ułatwić proces planowania i prowadzenia spotkań. Dzięki nim można skoncentrować się na istotnych kwestiach, zachęcając do aktywnego udziału wszystkich uczestników.
Wyżej miałeś/-łaś okazję zobaczyć jak można przygotować agendę spotkania – dokładnie tak, jak przygotowana przez mnie agenda szklenia z komunikacji. Podobnie można wykorzystać mapy myśli do sporządzania notatek ze spotkania. Większość aplikacji do map myśli pozwala dodawać załączniki do poszczególnych bloczków mapy. Zobacz, jak wygląda taki bloczek z załączonym dokumentem. Kliknięcie w załącznik umożliwia otwarcie dokumentu bezpośrednio z poziomu mapy myśli. Na ilustracji zielonymi ramkami zaznaczyłem bloczki, które są bezpośrednimi linkami do: prezentacji PPT i dokumentu w pdf.
3 przykładowe aplikacje i narzędzia do mapowania myśli
Niżej przedstawiam którą charakterystykę 5 wybranych narzędzi do mapowania myśli. Większość z nich oferuje wersję darmową i płatną. W wersjach darmowych możemy mieć ograniczenie co do liczby bloczków na mapie myśli (np. darmowa wersja Xmind daje możliwość zamieszczenia 40 bloczków) lub ograniczenie co do ilości map (np. w Miro możemy mieć w tym samym czasie tylko 3 mapy dostępne w trybie do edycji).
Miro
Miro to jedno z najbardziej rozbudowanych narzędzi. Tworzenie map myśli jest tylko jednym z jego zastosowań.
Mocne strony Miro:
• Wielofunkcyjność: Miro umożliwia tworzenie diagramów, map myśli, prototypów, itp.
• Współpraca: Użytkownicy mogą pracować synchronicznie lub asynchronicznie, co ułatwia współpracę na odległość.
• Dostępność: Aplikacja jest dostępna na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych.
Słabe strony Miro:
• Złożoność: Interfejs może być zbyt skomplikowany dla nowych użytkowników.
• Koszt: Niektóre funkcje wymagają płatnego planu, np. większa liczba projektów.
• Zależność od Internetu: Użytkownicy potrzebują stabilnego połączenia internetowego do pracy z aplikacją.
Xmind
Xmind do narzędzie stworzone z myślą o mapowaniu myśli. Osobiście korzystam najczęściej właśnie z Xmind. Szczególnie dobrze sprawdzi się, gdy pracujesz na mapach myśli sam/-a lub w zespole zgromadzonym w jednym miejscu, ponieważ wersja Xmnid do współpracy online ma bardzo ograniczone funkcjonalności.
Mocne strony Xmind:
• Bogate funkcje edycji – różnorodne style, kolory, ikony, kontrolki, możliwość dodawania ilustracji, załączników i linków w bloczkach.
• Wsparcie dla wielu platform – Windows, macOS, iOS, Android.
• Duża płynność i intuicyjność interfejsu. Przyjemnie się pracuje na Xmind 😊
Słabe strony Xmind:
• Brak wsparcia dla polskiego języka (np. podkreśli Ci błędnie napisane słowa, ale już nie zasugeruje poprawek).
• Ograniczenia w darmowej wersji – pełne funkcje dostępne tylko w płatnej.
• Wersja do współpracy online wygląda na niedokończoną.
Lucidchart
Lucidchart to rozbudowane narzędzie do tworzenia diagramów i schematów. Stworzone zostało z myślą o użytkownikach chcących tworzyć różnego rodzaju diagramy, takie jak diagramy przepływu, diagramy Venn’a, diagramy organizacyjne, diagramy sieci, diagramy UML i wiele innych. Ma jednak całkiem nieźle rozbudowane funkcje map myśli.
Mocne strony Lucidchart:
• Wielofunkcyjność: Lucidchart pozwala na tworzenie różnych typów diagramów, od organizacyjnych po sieciowe. To prawdziwy kombajn.
• Współpraca w czasie rzeczywistym: Umożliwia pracę wielu użytkowników na jednym projekcie.
• Integracje: Łączy się z wieloma narzędziami, np. Google Drive, Slack, MS Office.
Słabe strony Lucidchart:
• Koszt: Wymaga płatnej subskrypcji, co może być dotkliwe dla małych firm.
• Utrudniona nauka: Interfejs może być skomplikowany dla nowych użytkowników.
• Brak wsparcia dla języka polskiego: Interfejs aplikacji jest dostępny tylko w języku angielskim (stan na luty 2024).
Inne narzędzia
Jeśli żadne z tych narzędzi nie przypadnie Ci do gustu, możesz sprawdzić jeszcze: MisterTask, Ajoa, MindNode, Coggle.It czy Bubbl.Us.
Podsumowanie – bez mapy (myśli) nie wyruszaj w drogę
Jak widzisz, mapy myśli stanowią doskonałe narzędzie, które nie tylko pomaga w organizacji informacji, ale także wspiera procesy decyzyjne, ułatwia planowanie projektów, rozwija kreatywność oraz wspomaga skuteczną komunikację. Z mojego własnego doświadczenia powiem tylko tyle, że nie wyobrażam sobie pracy swojej i moich zespołów (www.Syntactive.pl i www.SzkoleniaSprzedaz.pl) bez map myśli. Obok narzędzi typowo biurowych i komunikacyjnych to najczęściej używane aplikacje w naszych zespołach. Jestem przekonany, że wprowadzenie map myśli do praktyki biznesowej przyniesie Tobie i Twoim zespołom znaczące korzyści mierzone zaoszczędzonym czasem, jakością pomysłów i komunikacji czy wreszcie wzrostem Waszej satysfakcji z pracy.
O autorze:
Autorem artykułu jest Wojciech Woźniak, trener, konsultant, przedsiębiorca branży nowoczesnych technologii. Wojciech ma ponad 20-letnie praktyczne doświadczenie w biznesie na stanowiskach dyrektora sprzedaży i logistyki w branży FMCG, edukacyjnej, farmaceutycznej i informatycznej.
© Wojciech Woźniak. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, modyfikowanie oraz transmitowanie elektronicznie lub w inny sposób, powielanie, udostępnianie, wykorzystywanie i dystrybucja treści zawartych w artykule dozwolona jest wyłącznie za zgodą autora.
_______________________________________________________
Artykuł porusza takie tematy jak: Czym jest mapa myśli? Jak stworzyć mapę myśli? Jak wygląda mapa myśli i jakie są rodzaje map myśli? Jak robić notatki, przygotowywać projekt prywatny lub firmowy czy rozwiązywać problemy dowolnego typu za pomocą map myśli? Jak się efektywnie uczyć z wykorzystaniem map myśli? Jak notować z wykorzystaniem map myśli? Jak zrobić mapę myśli na komputerze? Co daje mapa myśli? Co powinna zawierać dobra mapa myśli?.
#mapymyśli #narzędzia #efektywnośćwłasna #efektywnośćzespołowa #analizainformacji #wizualizacjadanych